Melejitkan Kinerja Perusahaan Melalui Digital Content Management

Para Dokter di Grey’s Anatomy Menggunakan Perangkat Gadget Untuk Mendukung Analisa Medis Mereka (Sumber: Geetyimage.com)

Namanya Meredith Grey. Ia adalah seorang dokter bedah di rumah sakit Seattle Grace, Amerika Serikat. Dedikasinya terhadap dunia medis tak perlu diragukan. Ia tipikal dokter yang selalu mengutamakan kepentingan pasien. Ia bekerja dengan ringkas, telaten dan penuh perhitungan. Saya senantiasa melihatnya menenteng tablet ketika hilir mudik di rumah sakit. Acap kali ia membuka-buka tabletnya ketika memeriksa pasien. Dalam tabletnya tersimpan rekam medis, hasil tes laboratorium, foto rontgen dan hasil CT scan sang pasien. Dari sekumpulan data yang diperoleh di tabletnya tersebut Meredith kemudian mendiagnosa penyakit pasien dan memutuskan tindakan bedah yang harus dilakukan.

Meredith Grey memang hanya tokoh fiksi. Ia adalah tokoh utama dalam drama kedokteran Hollywood favorit saya, Grey’s Anatomy. Kesuksesan drama serie besutan Shonda Rhimes ini telah membawa serial ini diproduksi hingga 14 musim. Bukan tak mungkin cerita ini akan terus diproduksi mengingat penggemar serial ini terbentang hampir di seluruh dunia.

Meskipun fiktif, setidaknya lewat Grey’s Anatomy saya bisa mendapat gambaran bagaimana organisasi rumah sakit Amerika Serikat bekerja. Dalam serial tersebut diperlihatkan bagaimana seorang dokter menganalisa menyakit pasien menggunakan data-data pasien melalui tablet yang dibawanya. Data dasar pasien yang didapat dari bagian administrasi, unit UGD, maupun rekam medis dirubah dalam bentuk digital yang kemudian bisa diakses dokter melalui tabletnya kapan saja mereka perlu. Selama menonton serial ini, saya tak pernah melihat dokter di rumah sakit Seattle Grace didampingi perawat yang membawa seabrek map berisi lembaran data rekam medis pasien sebagaimana jamak ditemui di rumah sakit di Indonesia.

Ilustrasi pada salah satu episode serial Grey’s Anatomy diatas memberi gambaran betapa data pasien yang lengkap bisa membantu seorang dokter untuk mendiagnosa kondisi pasien serta tindakan yang harus diberikan. Data pasien yang tersedia dalam bentuk digital tersebut telah membuat seorang dokter mampu bekerja secara cepat dan efisien. Pada sisi ini, Grey’s Anatomy menunjukkan bagaimana suatu sistem manajemen data digital yang diterapkan di rumah sakit telah memberi manfaat lebih dalam membantu kerja dokter disana.

Tak bisa dipungkiri, pada era teknologi informasi ini ketersediaan data dalam bentuk digital telah menjadi kebutuhan bagi setiap instansi baik pemerintah maupun perusahaan swasta, bukan hanya dalam lingkup rumah sakit saja tetapi juga bentuk organisasi bisnis lainnya. Dari sini kemudian lahir istilah Digital Content Management (DCM) yang diartikan sebagai suatu sistem manajemen pengelolaan dokumen digital dalam berbagai versi (teks, gambar, audio, maupun video).  DCM mampu menjamin keamanan baik dalam hal penyimpanannya maupun memastikan siapa saja yang dapat menggunakan data tersebut.

Pertanyaannya, Mengapa Digital Content Management itu penting?

Untuk menjawabnya, kita harus flashback ke belakang melihat bagaimana teknologi informasi telah merubah budaya penggunaan data dalam suatu instansi, baik pemerintah maupun swasta.

Rasanya tak perlu dipertanyakan lagi bahwa data sangat penting artinya bagi sebuah organisasi, baik pemerintahan maupun perusahaan swasta. Melalui analisa data yang dimilikinya, sebuah perusahaan dapat menganalisa strategi bisnis mereka, termasuk dalam urusan pengambilan keputusan penting bagi para manager perusahaan. Ketersediaan, kelengkapan dan kecepatan penyadiaan data akan menentukan ketepatan analisa dan keputusan yang diambil. Semakin berkembang suatu organisasi, data yang dimiliki pun semakin banyak dan kompleks.

Dahulu data-data perusahaan hanya tersedia dalam bentuk fisik, baik berupa lembaran kertas, setumpuk dokumen, ataupun kaset rekaman audio dan video. Semakin banyak data yang tersedia, pengelolaan arsip data pun membutuhkan ruang yang sangat besar serta membutuhkan banyak personel untuk mengelolanya. Belum lagi waktu yang dibutuhkan relatif lama untuk memperolehnya ketika akan digunakan. Kondisi ini akan memberatkan perusahaan mengingat budget biaya pengelolaan arsip yang besar.

Sejak dua dekade ke belakang, kita memasuki era teknologi informasi dimana penetrasi internet semakin intensif dalam berbagai bidang. Kita kemudian mulai berkomunikasi melalui media internet. Data dan konten yang dapat dikirim melalui internet pun semakin berkembang. Jika dulu hanya bisa mengirim file berupa dokumen word atau exel, kini data yang dipertukarkan bisa berupa file gambar maupun video. Pada saat yang sama revolusi komputasi pendukungnya semakin berkembang. Beragam gadget pendukung kegiatan berinternet semakin banyak, seperti smartphone, laptop dan tablet. Orang kini bisa mengakses data digital secara mobile dengan cepat, dimana pun dan kapan pun. Ditambah hadirnya situs media sosial yang marak digunakan untuk berbagi data bukan hanya untuk kebutuhan personal, tetapi juga dunia bisnis. Kondisi ini berimbas pula pada pola bagiamana para manager perusahaan mengirim dan mengakses data perusahaan mereka melalui perangkat gadget tersebut.

Ketika data digital sudah banyak ditransaksikan oleh suatu organisasi perusahaan itulah maka urgensi Digital Content Management (DCM) akan sangat terasa. DCM akan membantu perusahan mentransformasi data fisik mereka menjadi digital, menyimpannya secara aman, memastikan akses siapa saja yang dapat menggunakan data tersebut dan menyajikannya secara cepat ketika diperlukan. DCM memanfaatkan produk teknologi informasi untuk membuat file digital dari data fisik. Sebut saja, Teknologi document imaging digunakan untuk merubah dokumen kertas, baik berisi data maupun tulisan tangan menjadi file computer (softcopy). Sementara data capture merubah data hardcopy menjadi database. Melalui DCM pula perusahaan dapat menghemat  biaya karena tak perlu menyediakan banyak ruang dan tenaga kerja dalam mengelola data dokumen fisik mereka.

Hasil study The Microsoft Asia Digital Transformation menyebutkan bahwa 90 persen pebisnis di Indonesia menyatakan bahwa transformasi digital sangat diperlukan dalam mendorong kemajuan perusahaan. Ini adalah bentuk pernyataan bahwa perusahaan-perusahaan di Indonesia telah menyadari bahwa dunia bisnis telah melangkah menuju ekosistem teknologi digital, sebuah ekosistem dimana marketing perusahaan telah dijalankan secara digital, lalu lintas komunikasi perusahaan dilaksanakan secara digital, dan model pasar yang baru di dunia internet yang serba digital. Konsekuensinya, mereka perlu memiliki versi digital dari dokumen dan konten fisik yang mereka punya. Ketersediaan konten digital menjadi poin mendasar bagi perusahaan dalam memasuki era teknologi digital. Tanpa tersedianya konten  digital, apa yang mau ditransaksikan? Pada saat ini, perusahaan yang masih mengandalkan data fisik akan tertinggal dalam meningkatkan pertumbuhan usaha mereka.

Kolaborasi antara penggunaan perangkat teknologi informasi serta data digital yang dimiliki perusahaan akan meningkatkan kinerja perusahaan dengan menciptakan budaya kerja yang efektif, setidaknya karena dua alasan berikut. Pertama, ketersediaan data digital yang dapat diakses secara mobile membuat karyawan dapat bekerja dimana saja dan kapan saja, termasuk menciptakan iklim kerja kolaboratif tanpa batasan ruang. Ini tentu akan memangkas waktu daripada model kerja keryawan yang hanya dapat bekerja di ruangan kerja saja. Kedua, kemudahan akses data digital dapat mengoptimalkan kegiatan operasional. Dengan data digital, para manager dapat dengan mudah menganalisa suatu strategi bisnis serta mengambil keputusan secara cepat.

Untuk memenuhi kebutuhan terciptanya ekosistem teknologi digital inilah, maka perusahaan perlu segera menerapkan DCM dalam model bisnis mereka. Saat ini telah banyak hadir perusahaan yang menyediakan jasa DCM secara profesional bagi perusahaan-perusahaan di Indonesia. Selain menyediakan storage untuk data digital perusahaan, perusahaan jasa DCM juga telah menyediakan beragam fasilitas lain yang dapat membantu kliennya dalam mengoptimalkan data digital yang mereka miliki yang dapat mendukung pertumbuhan bisnis mereka. Sebagai contoh, layanan analisis data untuk mengetahui preferensi konsumen yang dapat menunjang penyusunan strategi marketing perusahaan, inovasi produk maupun mencari target market secara spesifik.  Karena itulah, tak ada alasan lagi bagi perusahaan-perusahaan di Indonesia untuk menunda menerapkan DCM dalam kegiatan operasional mereka.

Saya yakin, ketika semua perusahaan telah memiliki digital content management, gambaran bagaimana situasi kerja seperti dalam serial Grey’s Anatomy akan segera terwujud. Pada titik ini, kepuasan konsumen akan terpenuhi dan kinerja perusahaan pun akan meningkat secara bersamaan.

 

Referensi:

  1. Hilman Fajrian. Selamat Tinggal Teknologi Informasi, Selamat Datang Teknologi Data. http://www.kompasiana.com/hilmanfajrian/selamat-tinggal-teknologi-informasi-selamat-datang-teknologi-data_565d1e5df37e61bd306a05ed
  2. Aprilia Ika. 90 Persen Pebisnis Indonesia Percaya Pentingnya Transformasi Digital. http://ekonomi.kompas.com/read/2017/03/05/160000726/90.persen.pebisnis.indonesia.percaya.pentingnya.transformasi.digital

3. PT. Reycom Dokumen Solusi. http://rds.co.id/IN/document-imaging-data-capturing/

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *